Mobility line_light blue

Voorwoord

Met een e-bike kun je vrij gemakkelijk langere afstanden afleggen en doordat deze betaalbaar is, is het een aantrekkelijk vervoersmiddel om aan je mobiliteitsbeleid toe te voegen. Zeker in deze periode is een fiets van de zaak nog relevanter dan ooit! Door de nieuwe anderhalve meter-samenleving zijn wij namelijk genoodzaakt onze mobiliteit anders in te richten.

Wat zijn de voordelen van een e-bike van de zaak, voor je bedrijf en voor je medewerkers? Welke vormen van leasing zijn er en wat komt daar fiscaal bij kijken? Interessante vragen waar wij in dit online magazine antwoord op geven.
Kortom, dit magazine geeft je een aantal handige handvatten om de e-bike te integreren in je mobiliteitsbeleid. En wil je daarna nog meer van ons weten, dan hopen we snel met je in contact te komen.

Met vriendelijke groet,
Marijke Bron, Sales Director

Mobility line_light blue

Voordelen van een e-bike als mobiliteitsoplossing

Duurzaamheid

Bij veel bedrijven is duurzaamheid een belangrijke pijler. En dat is ook nodig om de door de overheid gestelde klimaatdoelstellingen te kunnen behalen. Daarom onderzoeken veel bedrijven de mogelijkheid om hun mobiliteit te vergroenen. Gelukkig zijn er steeds meer elektrische oplossingen als alternatief voor of aanvulling op auto’s die rijden op fossiele brandstoffen, en de e-bike is er daar één van. Daarbij is het ook nog eens een mooie aanvulling op het bestaande vervoersaanbod, omdat het goed combineert met bestaande mobiliteitsoplossingen.

Vitaliteit

Gezonde en vitale medewerkers, dat wil toch iedereen. Uit vele onderzoeken blijkt dat medewerkers die elke dag een half uur bewegen fitter, minder vaak ziek, en minder gestrest zijn. Kortom: bewegen is gezond! Medewerkers die met de e-bike naar het werk komen zijn al lekker in beweging geweest, nog voordat de werkdag begint. En na een drukke werkdag is niets lekkerder dan even alles van je af te fietsen en je hoofd leeg te maken. Gezond zijn en gezond blijven is bovendien in deze tijden relevanter dan ooit. Nog een goede reden dus om medewerkers op de fiets te laten stappen.

Kosten

Mobiliteit is voor veel organisaties een grote kostenpost. Met name de brandstofkosten zijn hoog. Op deze kostenpost is eenvoudig te besparen door de e-bike te introduceren als alternatief of aanvullend vervoermiddel. Maar ook op andere punten is de e-bike goedkoper. De bijtelling op een e-bike is relatief laag en je kunt flink op de parkeerkosten besparen. Bovendien gaat het ziekteverzuim omlaag als medewerkers gezond zijn en blijven.

Hoe lease je een e-bike? 

Zakelijke lease

Met een zakelijk leasecontract maakt de werknemer gebruik van de e-bike voor woon-werkverkeer. De e-bike wordt door de werkgever beschikbaar gesteld en de werknemer mag de e-bike fiscaal gezien onbeperkt privé gebruiken. De werknemer betaalt 7% bijtelling over de vastgestelde consumentenadviesprijs van de e-bike.
Het is een full operational leasecontract. Dus voor een vast bedrag per maand rijdt de werknemer een e-bike inclusief service- en onderhoudsbeurten, een vervangende fiets bij reparatiewerkzaamheden en pechhulp onderweg.

Private lease via de werkgever

Met een private lease-contract betaalt de werknemer maandelijks een vast bedrag voor het leasen van een e-bike. Net zoals bij een private lease-contract voor de auto geldt ook bij een e-bike dat de contractant van tevoren precies weet wat de maandelijkse kosten zijn en geen zorgen heeft over extra kosten voor verzekering, belasting en onderhoud. De werknemer hoeft bij een private lease-contract geen bijtelling te betalen, en heeft recht op een onbelaste reiskostenvergoeding.

Vergoeding eigen fiets

Een werknemer die zelf een e-bike heeft aangeschaft en deze (ook) gebruikt voor woon-werkverkeer, is volledig eigenaar van de fiets en daarmee ook zelf verantwoordelijk voor verzekering en de kosten voor onderhoud van de fiets. Als werkgever is het wel mogelijk de werknemer tegemoet te komen en een deel van de aanschafprijs te betalen. Deze vergoeding wordt dan gezien als loon van de werknemer en hierover zal loonbelasting en premie betaald moeten worden. Dit mag echter door de werkgever ook belastingvrij binnen de werkkostenregeling (wkr) uitgekeerd worden.

Fiscale handleiding

De aanschaf van een e-bike is voor werknemers zelf vaak een flinke uitgave. Een leaseregeling voor een e-bike kan daarom zeer welkom zijn. Voor werknemers is het gebruik van een ‘fiets van de zaak’ bovendien fiscaal erg aantrekkelijk. Nu deze regelingen aanzienlijk eenvoudiger gemaakt zijn, is het als werkgever ook makkelijker om medewerkers te laten profiteren van een e-bike van de zaak.

De fiscale complexiteit rondom leasefietsen had in het verleden te maken met de privé kilometers die ook fiscaal belast moesten worden. Dit is in de nieuwe regeling weggevallen en dat maakt het een stuk eenvoudiger. Uiteraard zijn er nog wel wat zaken waar werkgevers rekening mee moeten houden. De belangrijkste zetten we hieronder uiteen.

Hoe werkt het?
Hoe werkt een ‘e-bike van de zaak’?
Als werkgever stel je een e-bike ter beschikking die de werknemer onbeperkt privé mag gebruiken. In plaats van een loonheffing per gereden (privé) kilometer, geldt er nu een forfaitaire – oftewel een vastgestelde bijtelling van 7% over de door de fabrikant vastgestelde consumentenprijs. En hiermee is de leasefiets een aantrekkelijke optie binnen het mobiliteitsbeleid.

Stel dat de werkgever een e-bike met een consumentenadviesprijs van € 1.999 inclusief btw ter beschikking stelt. De bijtelling is dan op jaarbasis 7% van € 1.999. Dat is € 139,93 bruto per jaar. Per maand is dat € 11,66 bruto en – afhankelijk van de hoogte van het bruto maandloon – zo’n € 4,50 tot € 6,- netto per maand.

Bijtelling
Als een werknemer de e-bike alleen gebruikt voor zakelijke ritten – tijdens werktijd – hoeft dit niet fiscaal belast te worden en betaalt de werknemer geen bijtelling.
In veel gevallen zal de werknemer de e-bike ook voor woon-werkverkeer gebruiken. De kans is zeer aannemelijk dat er dan ook privé kilometers gereden worden. Omdat dit te lastig is om te controleren en moeilijk te registreren is voor werknemers, heeft de belastingdienst ervoor gekozen leasefietsen die voor woon-werkverkeer gebruikt worden, altijd in de bijtelling mee te nemen. De werknemer betaalt dan te allen tijde 7% bijtelling over de vastgestelde consumentenprijs van de e-bike.
Werknemers die een zelf aangeschafte e-bike voor woon-werkverkeer gebruiken betalen geen bijtelling. Wel kunnen zij voor de ritten met deze e-bike de gebruikelijke reiskostenvergoeding ontvangen. Deze bijtellingsregeling geldt voor de gewone elektrische fiets en de speed pedelec. Dit geldt niet voor brommers of scooters.

Loonadministratie
Hoe verwerk je dit in de loonadministratie?
Dit kan op twee manieren:
1.    De bijtelling wordt verwerkt in de loonadministratie. Dit leidt tot een verhoging van het belaste loon, zodat er loonheffing op de loonstrook wordt ingehouden.

2.    De bijtelling kan ook verwerkt worden in de werkkostenregeling (wkr) van de loonheffingen. Voor werknemers is dit een aantrekkelijke optie. De wkr kent namelijk een zogenaamde ‘vrije ruimte’ voor secundaire arbeidsvoorwaarden en zorgt ervoor dat dit loon (de bijtelling in dit geval) niet belast hoeft te worden. Vanaf 2020 is deze vrije ruimte verhoogd tot 1,7% over de eerste 400.000 euro aan totale loonsom van het bedrijf. Daarboven geldt de reguliere 1,2%. (Als corona-maatregel geldt in 2020 zelfs een percentage van 3% over de eerste € 400.000 aan loonsom). Als de vrije ruimte al gebruikt is, geldt over het bedrag boven de vrije ruimte een eindheffing voor de werkgever. Deze bedraagt 80%. Betaalt de medewerker een eigen bijdrage voor de e-bike, dan kun je dit bedrag van de bijtelling aftrekken.

3.    Als werkgever en werknemer kun je er samen ook voor kiezen de e-bike onder te brengen in een cafetariaregeling. De werknemer levert dan (belast) bruto loon in, en krijgt daar loon in natura in de vorm van een ter beschikking gestelde e-bike voor terug. Dat loon in natura is via de 7% bijtelling lager belast dan het ingeleverde bruto loon.

Het is aan de organisatie om te bepalen wat het beste binnen de eigen fiscale grenzen past.

Reiskostenvergoeding
Wanneer ontvangt een medewerker geen reiskostenvergoeding?
Wanneer een medewerker een e-bike zakelijk least en deze dus voor woon-werkverkeer en andere zakelijke ritten gebruikt, dan geldt dat als ‘vervoer vanwege de werkgever’. Voor de kilometers die met de fiets gemaakt worden kan de werknemer dus geen onbelaste reiskostenvergoeding ontvangen.

Wanneer ontvangt een medewerker wel reiskostenvergoeding?
Voor de andere dagen waarbij de medewerker niet met de leasefiets naar het werk komt, maar bijvoorbeeld met eigen auto of met de trein, mag een kilometervergoeding gegeven worden waarover geen belasting betaald hoeft te worden (maximaal € 0,19 per kilometer). Dit is een onderlinge afspraak die je maakt met je medewerkers. De medewerker moet de reis met trein of auto dan wel kunnen aantonen.

Worden de woon-werkverkeer en zakelijke kilometers afgelegd op een e-bike die de medewerker zelf gekocht heeft, dan kun je wel reiskostenvergoeding verstrekken. T/m € 0,19 per kilometer kan dit onbelast. Dit geldt dus ook voor werknemers die zelf een e-bike privé via de werkgever leasen.

Auto vs e-bike van de zaak
Kan een e-bike van de zaak gecombineerd worden met een auto van de zaak? Dat kan. De bijtellingspercentages blijven voor zowel de e-bike als de auto volgens dezelfde fiscale regels van toepassing.
Uitzondering op deze regel kan zijn wanneer blijkt dat de werknemer de auto enkel voor privé gebruik inzet. In dat geval kan de belastingdienst een hogere bijtelling voor de auto vaststellen.

E-bike kopen of leasen?

Wat zijn de verschillen in kosten voor werkgevers en werknemers wanneer je een e-bike least of koopt?


Leasen

Zakelijke lease

  • Kosten werknemer; 7% bijtelling.
  • Kosten werkgever; vast bedrag per maand, inclusief kosten onderhoud/service/verzekering.

Private lease

  • Kosten werknemer; vast bedrag per maand, inclusief kosten onderhoud/service/verzekering.
  • Kosten werkgever; kan reiskosten onbelast vergoeden t/m € 0,19 per km.


Kopen

Privé

  • Kosten werknemer; aanschafwaarde en variabele kosten voor onderhoud, service en verzekering.
  • Kosten werkgever; kan reiskosten onbelast vergoeden t/m € 0,19 per km. Optioneel: vergoedingsbedrag aanschafwaarde (belast).
Mobility line_light blue

Interview met Danielle Kruger, HR Manager bij ALD Automotive

Samen met haar collega’s van de HR-afdeling is het de taak van Danielle om medewerkers in beweging te houden, op een gezonde en duurzame manier. De e-bike speelt daarom binnen ALD Automotive een grote rol. Danielle vertelt over haar eigen ervaringen met het toepassen van een e-bike binnen een mobiliteitsbeleid en wat werkgevers kunnen doen om het gebruik van de e-bike te stimuleren.

Waarom past een e-bike zo goed binnen een duurzaam en gezond mobiliteitsbeleid?
Een e-bike is een hele mooie aanvulling op je mobiliteit. Je kunt er namelijk veel grotere afstanden mee afleggen dan op een gewone fiets. Feit is dat als je een e-bike voor de deur hebt staan, je de auto sneller laat staan. En fietsen is natuurlijk gezond. Je hebt bij een e-bike weliswaar trapondersteuning, maar je moet wel echt bewegen. Het heeft bewezen effect op je vitaliteit. Een e-bike past goed in de gezonde leefstijl waar steeds meer mensen mee bezig zijn.

Welke voordelen biedt een e-bike nog meer?
Wij hebben onderzocht dat 15 procent van de medewerkers bereid is om hun parkeerplek (gedeeltelijk) op te geven wanneer zij gebruik kunnen maken van een e-bike van de zaak. Dat is natuurlijk een hele slimme manier om kosten te kunnen besparen op je mobiliteit. Andere medewerkers gaven aan dat besparen op hun reistijd heel waardevol is, dus mijn tip is dit voor medewerkers inzichtelijk te maken en te laten zien hoeveel tijd je kunt besparen met het fietsen op een e-bike of highspeed e-bike.

Voor wie is een e-bike van de zaak geschikt?
Sommige mensen zullen misschien nog wel een bepaald beeld hebben bij de elektrische fiets. Maar er zijn momenteel zulke mooie en sportieve modellen, daar kun je echt mee voor de dag komen. Een e-bike van de zaak is vooral geschikt voor medewerkers die liever niet een hele grote aanschaf willen doen. Maar door een e-bike te leasen kiezen ze ook voor gemak; je hebt een goede fiets, onderhoud zit in het pakket, dus geen gedoe. De e-bike is geschikt voor werknemers die graag willen bewegen, maar de comfort van een gewone fiets niet voldoende vinden en liever niet bezweet op het werk willen komen. En tot slot krijgen we altijd de feedback terug dat mensen het zo fijn vinden om in de buitenlucht te zijn.

ALD Automotive heeft zelf ook recent een pilot gedaan met e-bikes, waarom is dat en wat kun je daar over vertellen?
Heel simpel, ook wij vinden duurzaamheid en fitte medewerkers belangrijk. Bovendien hebben wij een pilot gedaan zodat we zelf kunnen ervaren hoe het is om met de e-bike te rijden. We kunnen wel pretenderen dat de e-bike een goed vervoersmiddel is, maar dan moet je wel weten waar je het over hebt, dus ‘practice what you preach’.

We hebben door middel van een postcode controle gekeken hoe ver medewerkers van het werk wonen en daaruit bleek dat 40 procent van hen qua afstand in aanmerking kwam voor een e-bike. Zij hebben voor drie maanden een e-bike tot hun beschikking gekregen en het merendeel was heel enthousiast, ondanks dat het weer in die periode niet altijd goed was!

Wat zijn jullie learnings van deze pilot en wat zou je andere werkgevers dus adviseren?
Vooral dat het goed is om medewerkers kennis te laten maken met de e-bike. De mensen die een e-bike geprobeerd hebben, willen meestal niet meer anders. Als het slecht weer is kiezen ze liever voor een alternatief vervoersmiddel, dat is logisch. Hierin zou je medewerkers kunnen faciliteren en bijvoorbeeld regenkleding in het aanbod mee kunnen nemen. Maar wat mij betreft komt hier ook die keuzevrijheid weer om de hoek kijken. De e-bike past goed in een mobiliteitsmix; je neemt de fiets en bij slecht weer heb je de mogelijkheid om de auto of het ov te gebruiken. Dat is ideaal!

Waar kun je op letten bij het beschikbaar stellen van een e-bike?
Afhankelijk van de afstand die een werknemer moet afleggen kun je kiezen tussen de low-speed en de speed pedelec. Het zijn verder vooral wat praktische zaken waar je op kunt letten. Is er bijvoorbeeld een goede stalling voor de e-bike aanwezig en staat de fiets dus veilig. Of is er een ruimte aanwezig op het werk voor de medewerkers waar ze zich eventueel een beetje kunnen opfrissen.

Tot slot, vind je dat werkgevers de e-bike meer moeten stimuleren onder medewerkers?
Ja, absoluut. Het is steeds belangrijker om medewerkers in beweging te houden. En vitaliteit is met COVID-19 nog belangrijker geworden dan het al was. En zowel bedrijven als medewerkers kunnen kosten besparen wanneer zij gebruik maken van een leasefiets. Dus we moeten mensen verleiden alternatieven te zoeken en dat kan door ze het te laten proberen. Als directie heb je een voorbeeldrol. Dus ga er zelf ook mee aan de slag, laat zien dat je het belangrijk vindt en deel de verhalen met elkaar!

Stappenplan

Ben je overtuigd van de voordelen van de e-bike? Wat kun je vervolgens doen om e-bikes succesvol te implementeren in je mobiliteitsbeleid? Een kort stappenplan:

1

Analyseer woon-werkafstanden en de behoeften van werknemers

Het is als bedrijf eenvoudig om inzicht te krijgen in de woon-werkafstanden van werknemers door te kijken in welk postcodegebied zij wonen. Op basis van deze informatie kun je een plan maken.
Tot 10 à 15 km woon-werkafstand is de afstand goed te overbruggen op een e-bike. Boven de 15 km woon-werk afstand gaat de factor tijd meespelen en is de speed pedelec een betere keuze; sommige medewerkers leggen soms wel tot wel 50 km af op de speed pedelec. Dit laatste zijn weliswaar uitzonderingen maar op basis van de medewerkersprofielen is er voor iedereen een passende oplossing te vinden.
Daarbij is het ook raadzaam inzicht te krijgen in de behoeften van medewerkers door bijvoorbeeld een korte enquête uit te zetten. Zo kun je in je voorstel ook rekening houden met hun wensen.

2

Faciliteer de e-bike in de breedte

Een fiets van de zaak aanbieden is één. Maar het is ook aan te raden na te denken over aanvullende faciliteiten. Het is prettig als de e-bike veilig gestald kan worden, er oplaadpunten zijn op kantoor en dat er eventueel opfris faciliteiten of zelfs douches voor medewerkers beschikbaar zijn. Kijk verder goed naar de doelgroep. Nederlanders beschikken over het algemeen zelf al over een fiets. Maar heb je veel expats in dienst, dan is het belangrijk om hen een aantrekkelijk fietsplan te bieden.

 

 

3

Start een stimuleringsprogramma

Bij grote veranderingen en transities is het makkelijker om gedragsverandering te bewerkstelligen. Dat geldt ook in de huidige COVID-19 situatie. Medewerkers staan meer open voor nieuwe gewoontes en initiatieven en zullen nu dan ook sneller open staan voor een fiets van de zaak. Anderen hebben wellicht wat meer overtuigingskracht nodig.
Wat kun je doen om medewerkers te stimuleren? Bijvoorbeeld door een hogere  reiskostenvergoeding per km te bieden voor de fiets dan voor de auto (onbelast max 19 eurocent per km). Ook zijn er diverse apps die medewerkers stimuleren om de fiets te pakken omdat ze realtime te zien krijgen welke gezondheidsvoordelen het ze oplevert.

4

Neem de tijd voor de fiscale aspecten

Bij een fiets van de zaak kun je kiezen voor verschillende (lease)vormen; zakelijke lease, private lease of koop. Elke vorm heeft zijn eigen fiscale regelgeving. Trek voldoende tijd uit om de fiscale voor- en nadelen naast elkaar te leggen. En toets je uiteindelijke fietsplan bij een fiscaal expert zodat je goed beslagen ten ijs komt.

Mobility line_light blue

Hoe bevalt de e-bike anderen?

Marie-Louise Daniels, HR Manager bij Microsoft.

“Door het aanbieden van e-bikes lossen we niet alleen een praktisch probleem op, maar het levert ons ook een gezondheidsvoordeel op. Onze werknemers zijn fitter, productiever en tevredener over het aanbod. Het leasen van een e-bike is voor hen niet alleen financieel aantrekkelijk, maar draagt ook bij aan het plezier onderweg. Daarnaast loopt ook het onderhoud via een leaseconstructie, wat voor de werknemer zeer gemakkelijk is.

Perry Wijnhoven, algemeen directeur bij Troy Management

“Sinds 2015 ben ik een tevreden berijder van een Stromer e-bike. De reacties die ik van mijn klanten krijg zijn heel enthousiast en positief. Ze vinden dat ik goed en milieubewust bezig ben. Je merkt dat ze het waarderen. Bij het kopen van een e-bike vond ik de hoge aanschafprijs een nadeel. Daarom was destijds de leaseoplossing van ALD Automotive ideaal voor mij. Na 5 jaar probleemloos op mijn ST2 te hebben gefietst werd het nu tijd voor een nieuw model. Dit keer een ST3. Het leasen van een e-bike via ALD Automotive is me gewoon heel goed bevallen. Ik hoef alleen te fietsen en de accu op te laden. De rest regelen zij.”

Wijnand Bruning, Indirect Sales medewerker bij ALD Automotive

“Het fietsen geeft een voldaan gevoel. Je bent al lekker in beweging geweest nog voordat de werkdag echt begint. En je komt relaxter thuis. Helemaal met mooi weer. Op de fiets laat je je werk meer achter je. Dus dat is een echt pluspunt! Als minpunt kan ik alleen het slechte weer noemen, maar met goede kleding is dat voor mij geen probleem.”           

Facts

Mobility line_light blue

Meer weten?

ALD Automotive adviseert je graag over de mogelijkheden van het leasen van een e-bike. Je kunt hiervoor contact opnemen met onze leasing consultants via info.nl@aldautomotive.com of bel met +31 (0)20 658 70 00. Of bekijk alvast ons aanbod op onze website.

Bekijk ons gehele aanbod e-bikes hier